INFORMATIVA SULLA PRIVACY RGPD

INTRODUZIONE E CONTESTO

Lo scopo di questa informativa è di delineare le modalità con cui Longevity Partners Limited ha stabilito le misure per proteggere la privacy e i diritti di informazione degli utenti. 

I DIRITTI DELL’UTENTE

We recognise that you have rights as a ‘data subject’, and that we have an obligation to uphold these. 

La presente Informativa sulla privacy si propone di illustrare le modalità con cui rispettiamo tali diritti.  In particolare, delinea:

• • Le modalità con cui vengono raccolte ed elaborate le informazioni dell’utente
• • Le ragioni per cui lo facciamo
• • In che modo l’utente può esercitare i propri diritti;
• • Chi contattare nel caso in cui l’utente non fosse soddisfatto della nostra condotta.

In varie circostanze, i diritti dell’utente sono i seguenti:

Diritto	Spiegazione
Diritto di essere informato	Comprende, per la nostra azienda, l’obbligo di trasparenza nelle modalità con cui raccogliamo e utilizziamo i dati personali dell’utente.
Diritto di accesso	L’utente ha il diritto di accedere ai propri dati personali e alle informazioni integrative.
Diritto di rettifica	Se le informazioni relative all’utente in nostro possesso sono imprecise o incomplete, l’utente può richiederci di correggerle.
Diritto alla cancellazione	L’utente può richiedere la cancellazione o la rimozione dei propri dati personali laddove non vi siano motivi validi per continuare a trattarli
Diritto alla limitazione del trattamento	L’utente ha il diritto di richiedere la cessazione del trattamento dei propri dati se: li ritiene imprecisi o incompleti; si oppone al trattamento e la nostra società sta valutando se sussista ancora un legittimo interesse nel trattare i dati.
Diritto alla portabilità dei dati	Se l’utente ha acconsentito al trattamento dei propri dati da parte della nostra azienda, o se il trattamento è necessario per l’adempimento di un contratto, l’utente può richiedere che una copia di tali dati venga fornita a una terza parte in formato elettronico.
Diritto di opposizione	In determinate circostanze, l’utente ha il diritto di opporsi al trattamento da parte nostra. Ad esempio, l’utente può opporsi a: marketing diretto (compresa la profilazione); e trattamento per finalità di ricerca scientifica/storica e statistica
Diritti in materia di processi decisionali automatizzati, inclusa la profilazione	Nel caso dovessimo utilizzare processi decisionali automatizzati, la nostra azienda dovrà fornire all’utente informazioni sul trattamento; prevedere modalità semplificate affinché l’utente possa richiedere l’intervento umano o contestare una decisione; effettuare regolari controlli per assicurarci che i nostri sistemi funzionino nel modo previsto   Le informazioni relative al processo decisionale automatizzato sono descritte in una sezione successiva della presente Informativa.

INFORMAZIONI RACCOLTE DALLA NOSTRA AZIENDA

Questa Informativa sulla privacy illustra le modalità con cui assicuriamo la trasparenza del nostro trattamento. Invitiamo l’utente a contattarci ai recapiti indicati nella sezione “contatti” per ulteriori informazioni o per esercitare i propri diritti di informazione.  In alcune circostanze, è possibile che la richiesta venga rifiutata, ma saranno chiaramente spiegate le ragioni del rifiuto.

Di seguito forniamo un riepilogo delle informazioni che trattiamo e delle modalità con cui le utilizziamo per fornire i servizi all’utente.

Informazioni raccolte dalla nostra azienda	Ragioni per cui le raccogliamo	Modalità con cui le elaboriamo
Dati finanziari	Raccogliamo queste informazioni relative ai nostri dipendenti per poter gestire il rapporto lavorativo e i benefit.	Elaboriamo queste informazioni per pagare gli stipendi, amministrare i benefit e gestire i nostri obblighi in qualità di datore di lavoro responsabile.
Dati retributivi
Dati di amministrazione aziendale (file elettronici e archiviazione documentale)
Dati di amministrazione aziendale (e-mail)
Dati delle risorse umane
Dati dei sub-fornitori	Elaboriamo queste informazioni per consentirci di fornire i servizi concordati per contratto.	Per assolvere i nostri impegni, dobbiamo conservare le informazioni relative al sub-fornitore.

TRASFERIMENTO DEI DATI

Nel corso dell’erogazione dei nostri servizi, condividiamo i dati con una serie di terze parti.  Ecco di seguito l’elenco di questi soggetti:

• Il nostro fornitore di servizi IT, InstantOnIT, che ci fornisce servizi di backup fuori sede. 
• BDO, che ci fornisce servizi di auditing e che gestisce per nostro conto la contabilità salariale. 
• PeopleHR, che ci fornisce un sistema di gestione delle risorse umane basato su cloud, per consentirci di amministrare i record dei dipendenti. 
• Possiamo condividere informazioni con altri membri del gruppo Long Harbor che ci supportano nell’amministrazione aziendale quotidiana. 
• Per gestire la nostra posta elettronica e automatizzare altre attività d’ufficio, utilizziamo la suite Office 365 fornita da Microsoft. 

CONSERVAZIONE DEI DATI

Longevity Partners Limited conserva le informazioni per sette (7) anni dall’ultimo contatto.  Manteniamo tali informazioni per rispettare i nostri requisiti legali e normativi.  In caso di opposizione a questa conservazione, invitiamo l’utente a contattarci ai recapiti indicati nella sezione “Contatti”.

PROCESSO DECISIONALE AUTOMATICO

Per l’elaborazione dei dati dell’utente, Longevity Partners Limited non ricorre in modo sistematico a processi decisionali automatizzati o profilazione. 

PROTEZIONE DELLE INFORMAZIONI DELL’UTENTE

Longevity Partners Limited applica misure di sicurezza tecniche e organizzative in linea con le buone pratiche del settore, come ISO 27001 e Cyber Essentials.

DETTAGLI DI CONTATTO

Riconosciamo che l’utente potrebbe essere interessato a conoscere le modalità con cui elaboriamo e/o archiviamo i suoi dati, o a cambiare i dati da noi conservati o le modalità di reciproca comunicazione. 

Per eventuali domande in merito alla presente informativa o se si desidera esercitare i propri diritti di persona interessata (ad esempio, correggere i dati o esercitare il diritto di accesso):

• Longevity Partners Limited, in qualità di responsabile del trattamento dei dati, può essere contattata come segue: 5° piano, One, St. Paul’s Churchyard, Londra EC4M 8AP
• Il responsabile della protezione dei dati può essere contattato come segue all’indirizzo sopra indicato o via e-mail: dpo@longevity.co.uk
• Tutte le domande sulla protezione dei dati in Europa possono essere inviate al nostro Rappresentante UE via e-mail: eurep@longevitypartners.nl

Se non siete soddisfatti che abbiamo risposto adeguatamente alla vostra richiesta, o se avete un ulteriore reclamo, l’Information Commissioner’s Office può essere contattato all’indirizzo https://ico.org.uk/global/contact-us/ ….. o all’indirizzo e-mail accessicoinformation@ico.org.uk. I reclami in materia di protezione dei dati in Europa devono essere inoltrati al relativo Garante europeo della protezione dei dati.