3 oktober 2023
ESG-data management – Waar te beginnen?
Data vormt de basis voor elke beslissing die we nemen. Elke seconde nemen we gegevens op uit de wereld om ons heen, verwerken die en reageren erop. Waarom zou de aanpak van ESG-kwesties (Environmental, Social and Governance) binnen een bedrijf anders zijn? De ESG-strategie moet datadriven zijn en gebaseerd op een robuust, transparant en compleet raamwerk voor datamanagement.
In een recent artikel benadrukte ons strategieteam beheer en rapportage van data een geweldige basis kunnen vormen voor het lanceren van een succesvolle ESG-strategie; onderwerp van gesprek was hoe je je ESG-strategie kunt koppelen aan je datamanagement-aanpak.
Dit artikel biedt inzichten over waarom je zou kunnen overwegen om je ESG-strategie te starten met datamanagement en -rapportage en belangrijke factoren waar je bedrijf rekening mee moet houden om aan de slag te gaan.
Wat is ESG-data en waarom is het belangrijk?
ESG-data kan kwantitatief of kwalitatief van aard zijn. Het kan van alles omvatten, van het feit of een bedrijf een duurzaamheidsbeleid heeft tot het bijhouden van het percentage afval dat niet wordt gestort. Ze moeten algemene principes voor milieu en sociaal bestuur bevatten, evenals gedetailleerde prestatiegegevens met betrekking tot de dagelijkse activiteiten.
ESG-gegevens moeten worden gecontroleerd en gerapporteerd om de prestaties te verbeteren, kansen te benutten, risico’s te beperken en om verantwoording af te leggen aan investeerders en belanghebbenden.
De componenten van ESG en de bijbehorende gegevens binnen bedrijven bestaan al tientallen jaren, maar de vraag van beleggers en consumenten naar ESG-data is nog nooit zo groot geweest als nu. Bedrijven moeten in staat zijn hun ESG-praktijken en -prestaties te communiceren om aan de wettelijke eisen en toegenomen verwachtingen van belanghebbenden te voldoen.
Verplichte ESG-rapportage is al tot op zekere hoogte aanwezig in 35 landen over de hele wereld en blijft in de voorhoede van bedrijfsrisico’s, vooral met de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) in het vooruitzicht, die vanaf 2024 van toepassing zal zijn op ongeveer 50.000 Europese bedrijven.
Wat is data management?
Data management, oftewel het beheer van gegevens, verwijst naar het proces van het verkrijgen, manipuleren en gebruiken van informatie. Er moet zorgvuldig worden nagedacht over het soort gegevens die worden verkregen, de systemen die worden gebruikt en uiteindelijk wat het beoogde gebruik van de gegevens is. In de context van ESG-data omvat dit proces waarschijnlijk het verkrijgen van gegevens uit verschillende bronnen, zoals vragenlijsten, leveranciers van nutsvoorzieningen en directe metingen. Het manipuleren van gegevens kan te maken hebben met systemen voor het controleren en transformeren van kwantitatieve gegevens of het beoordelen van kwalitatieve antwoorden.
Uw reis naar data management
Als je begint met het beheren van ESG-gegevens, moeten er een aantal basisvragen wordengesteld.:
- Wat is je doelstelling? Is je belangrijkste drijfveer simpelweg voldoen aan verplichte eisen? Wil je rapporteren aan vrijwillige kaders? Of wil je een complete ESG-strategie vormen en een sectorleider worden (of blijven)?
- Welke gegevens heb je al en welke systemen zijn er al?
- Welke proces- en/of systeemveranderingen zijn nodig om de vereiste en gewenste gegevens te verzamelen?
Verplicht, nuttig en nice-to-haves
De meest voor de hand liggende plek om te starten is te kijken welke rapportagekaders verplicht zijn voor uw bedrijf, hetzij door wetgeving, hetzij door de vraag van investeerders. Van hieruit kunt u een lijst maken van alles (kwantitatieve KPI’s en governancebeleid) dat vereist is binnen het rapportagekader en vaststellen of uw huidige ESG-rapportagemogelijkheden u in staat stellen dit te bieden. Het kan zijn dat veel van de informatie en gegevens al toegankelijk zijn, maar dat de processen kunnen worden gestroomlijnd om de rapportagelast te verminderen.
Het is dan raadzaam om een stap verder te gaan dan alleen voldoen aan de fundamentele vereisten. Dit zal ervoor zorgen dat je concurrerend blijft en dat je je capaciteiten klaarstoomt voor de toekomst. Denk bijvoorbeeld aan toekomstige rapportagevereisten en hoe om te gaan met desinvesteringen/overnames en algemene trends in de markt. Verder is het belangrijk om na te denken over hoe deze ESG-gegevens passen in de bredere bedrijfsprocessen en -strategieën naast de belangrijkste verantwoordelijkheden. Je moet ervoor zorgen dat het beheer van ESG-gegevens niet in een silo plaatsvindt en dat het een functieoverschrijdende onderneming is.
Verzamelprocessen
Een stukje van de puzzel wat vaak over het hoofd wordt gezien bij het beheer van ESG-gegevens is het hebben van duidelijk gedefinieerde en gedocumenteerde processen en verantwoordelijkheden. Dit helpt om consistente rapportage van ESG-gegevens te garanderen, terwijl het ook helpt bij transparantie/controleerbaarheid van gegevens en het behoud van continuïteit in het geval dat medewerkers het bedrijf verlaten. Wij raden aan om alle processen met betrekking tot het beheer van ESG-gegevens te formaliseren, met eenvoudig te begrijpen, stapsgewijze acties voor het verkrijgen ervan, evenals vereisten voor het invoeren, transformeren en rapporteren van de data.
Software voor gegevensbeheer
Afhankelijk van de omvang van je bedrijf kan het zinvol zijn om een SaaS (System as a Service) data management platform te gebruiken. Er is een groot aantal aanbieders op de markt voor deze service en velen leveren een op maat gemaakt systeem voor de vastgoedsector. Met een gecentraliseerd dataplatform kunnen gegevens automatisch worden verzameld en kunnen operationele teams ze direct uploaden en openen. Bovendien biedt dit het voordeel van data-consistentie en kunnen gegevens eenvoudig worden omgezet voor rapportage.
Wat nu?
Als je eenmaal hebt vastgesteld welke gegevens je nodig hebt en hoe je deze kunt verkrijgen, is het mogelijk om de ESG-strategie en -prestaties effectiever beheren. Als je vanaf nul begint, raden we aan om een baseline vast te stellen voor ESG-prestaties, inclusief bestuursbeleid en kwantitatieve gegevens. Zo kun je verbeteringen nauwkeurig monitoren en rapporteren. Het kan nuttig zijn om te rapporteren aan ratingbureaus of openbare frameworks, zoals GRESB, om een onafhankelijk beeld te krijgen van de ESG-prestaties. GRESB biedt een ‘aflossingsvrije periode’ aan voor rapportage in het eerste jaar, zodat je in alle rust de balans kunt opmaken en gebreken kunt identificeren.
Veel bedrijven aarzelen om ESG-prestaties publiekelijk bekend te maken vanwege het toegenomen toezicht van belanghebbenden en de kritiek op greenwashing. Daarom is transparantie essentieel. We zouden bedrijven willen aanmoedigen om open te zijn over hun vooruitgang op het gebied van ESG, door de positieve acties die zijn ondernomen te laten zien en tegelijkertijd transparantie uit te nodigen.
Kortom, gegevens zijn cruciaal voor geïnformeerde besluitvorming en ESG vormt hierop geen uitzondering. Elk bedrijf zou zich nu moeten richten op het formaliseren of optimaliseren van hun datamanagementstrategie. Dit is nu een essentiële vereiste om te voldoen aan de eisen van de wet en belanghebbenden. Om te beginnen raden we aan de huidige gegevens en processen te inventariseren, kerngegevens en wenselijke ESG-gegevens te identificeren en duidelijke en beknopte richtlijnen te ontwikkelen. Het belang van robuuste en transparante datamanagementprocessen kan niet genoeg worden benadrukt. Of u nu net begint met het onderwerp ESG-rapportage of bestaande gegevens en rapportage wilt aanvullen, Longevity kan u hierbij ondersteunen.
Hoe kan Longevity Partners u helpen met onze Data Management Services?
Longevity Partners is bedreven in het ondersteunen van onze klanten in elk stadium. We bieden adviesdiensten bij het ontwikkelen van een datamanagementstrategie tot het gebruik van de gegevens voor rapportagedoeleinden (zoals GRESB, INREV, UNPRI, SFDR etc.) en alles daartussenin.
Longevity streeft naar langdurige relaties en kan doorlopende of eenmalige beoordelingen van de gegevenskwaliteit uitvoeren en aanbevelingen doen voor het verbeteren van de datamanagement strategie en het verbeteren van de gegevenskwaliteit. Daarnaast kunnen we zorgen voor een formeel controle-proces van ESG-gegevens om geloofwaardigheid, vertrouwen en zekerheid toe te voegen aan ESG-rapportage.
Als je meer wilt weten over onze diensten, neem dan contact op met Tom Lawton, Associate Director ESG Reporting & Data Management: tl@longevity.co.uk.
- https://deliverypdf.ssrn.com/delivery.php?ID=513103103009122013105106085081106074097042014048023025121113073117000097113096066124027012010041026121034095070031127117115001017009044015049100027115064087029091068065013083112115088092089097095002124075124026002119097065112091024124114087015104027081&EXT=pdf&INDEX=TRUE